Policy för personuppgiftshantering

Syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att Siegbahn Rådgivning (Siegbahn & Partners AB) hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data. Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.

Tillämpning

Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. VD är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk. Denna policy är tillämplig för hela företagets verksamhet som rör privatpersoners personuppgifter.

Organisation

VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

Begrepp

Personuppgift: En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad: Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling: En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

Personuppgiftsbehandling

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

• Laglighet
• Ändamålsbegränsning
• Uppgiftsminimering
• Korrekthet
• Lagringsminimering
• Integritet och konfidentialitet

Kunder kan närsomhelst begära att få sina uppgifter raderade eller porterade. Begäran skall då komma från, och lämnas via, den emailadress som finns registrerad.

Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen. Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till VD. VD ska utan onödigt dröjsmål i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten. Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

Företagets tjänster handlar om finansiell rådgivning utanför det tillståndspliktiga området. För kunderna finns det många bra aspekter med att få tillståndspliktig rådgivning men tyvärr också negativa aspekter. Vi har därför valt att anamma de positiva och kundskyddande aspekterna i möjligaste mån som bland annat innebär en skyldighet att dokumentera rådgivningen och bevara den om kunden i efterhand skulle ha synpunkter på de råd som givits. Uppgifter från nedanstående tjänster sparar vi alltså tillsvidare.

Uppgifterna som behandlas kan användas för anonymiserad analys och statistik.

Uppgifterna är tillgängliga för företagets anställda och kontrakterade rådgivare som vid varje tillfälle presenteras på företagets hemsida.

Dokumenterade rådgivningsmöten

Uppgifter som sparas är kontaktuppgifter och den gemensamt upprättade rådgivningsdokumentationen.

Pensionsrapporter

Uppgifter som sparas är kontaktuppgifter, användarens uppladdade uppgifter från kontot på minpension.se samt rapport och slutsatser.